Sistemi ERP per le aziende: vantaggi e caratteristiche

Poter fare affidamento su processi gestionali collaudati ed efficienti è un requisito fondamentale per fronteggiare la concorrenza e aumentare il valore dell’offerta.  

Un processo gestionale per produrre risultati sui diversi livelli aziendali necessita di informazioni condivisibili e integrabili ad ogni livello della struttura organizzativa. Disporre di un’interazione completa tra i diversi reparti è il vantaggio che offre un sistema ERP quando viene implementato nell’infrastruttura aziendale. 

Scopiamo quindi che cos’è un sistema ERP, come funziona e quali vantaggi offre.   

Che cos’è un sistema ERP? 

Dall’acronimo ERP: Enterprise Resource Planning,  questi tipi di software sono progettati per la pianificazione delle risorse aziendali. Se dovessimo dare una definizione in termini più specifici potremmo dire che:  

Un sistema ERP è un software usato dalle aziende per la gestione delle attività d’impresa, capace di integrare dati da tutti i processi di business, come ad esempio contabilità, marketing, HR (human resources) e CRM (customer relationship management), per elaborare dati e soluzioni utili per le scelte aziendali.  

Un sistema ERP offre quindi un quadro completo e organico di tutta l’azienda nelle sue funzioni, integrando tutte le attività in un unico sistema per facilitare i processi operativi.  

Differenze tra un software gestionale e un sistema ERP 

Per conoscere meglio le potenzialità di un sistema ERP, cerchiamo di capire in cosa si differenzia rispetto ai software gestionali. 

Tra le differenze maggiormente riscontrabili tra un software gestionale e un sistema ERP troviamo:  

• Miglior integrazione tra i processi aziendali, diversamente da un software gestionale, un sistema ERP gestisce i processi aziendali in maniera combinata, integrando anche dati provenienti da dipartimenti aziendali diversi, per una visione completa dell’azienda;
• Monitoraggio esteso su tutto l’andamento aziendale, un software ERP raccoglie dati, ma a differenza di un gestionale, attua un costante aggiornamento dei dati in tempo reale, fornendo aggiornamenti economici e finanziari su ogni processo aziendale;
• Maggior flessibilità, rispetto ad un gestionale, un sistema ERP è composto da diversi moduli e da più applicativi, pensati per svolgere funzioni specifiche, adattandosi alle esigenze dell’azienda.

Quello che distingue un sistema ERP da un software gestionale è quindi l’integrazione completa con i processi aziendali. L’ERP viene implementato per supportare tutti i dipartimenti, integrandosi completamente con i flussi lavorativi e l’organizzazione aziendale.  

Perché installare un ERP in azienda? 

Sono diversi i motivi per cui un’azienda può aver bisogno di implementare un sistema ERP, tra questi:  

• Scarsa comunicazione all’interno dell’azienda, una cattiva comunicazione aziendale può essere causata anche dall’utilizzo di software diversi da un reparto all’altro. L’ERP utilizzando un solo database rende più affidabile la comunicazione senza duplicazione di dati con un risparmio maggiore di tempo;
• Difficoltà di calcolo del costo del prodotto, la produzione comprende diversi passaggi e quindi è facile sbagliare il calcolo se la trafila dei passaggi produttivi è molto estesa. Ecco, con un ERP si avrà la possibilità di tenere costantemente sotto controllo l’insieme dei passaggi produttivi per conoscere in maniera esatta il costo reale del prodotto finito;
• Problemi nella programmazione della distribuzione, un sistema ERP può suggerire la programmazione grazie alla gestione integrata dei diversi reparti aziendali, calcolando il numero di scorte presenti, approvvigionamenti e quantità necessarie per soddisfare la richiesta del mercato;
• Difficoltà nella gestione dei dati, la mancanza dati certi e continuamente aggiornati è uno dei motivi per cui spesso si richiede l’implementazione di un ERP. Le scelte di business intelligenti richiedono dati attendibili.

Come funzionano i sistemi ERP? 

Abbiamo detto che i software ERP sono un insieme di moduli e applicativi aziendali interconnessi tra di loro su un unico database.  

Ciascun modulo ERP si concentra in genere su un singolo reparto specifico dell’azienda ma funziona con tutti gli altri moduli servendosi degli stessi dati per soddisfare le esigenze dell’azienda. 

I sistemi ERP possono anche essere adattati alle esigenze di reparti specifici attraverso le estensioni dell’applicazione.  

 Quali sono i moduli ERP più utilizzati? 

I moduli ERP più richiesti dalle aziende sono:  

• Finanza: i moduli finanziari e contabili sono sicuramente i moduli più richieste dalle aziende quando implementano i sistemi ERP. Tra i vantaggi c’è la possibilità gestire e velocizzare tutte le operazioni finanziarie;
• Vendite: questo modulo memorizza tutti i contatti con i venditori, suggerisce offerte e nuovi contatti;
• Human Resources, i sistemi ERP comprendono solitamente un modulo per l gestione delle risorse umane in grado di consentire attività base come il computo delle presenze e il calcolo delle retribuzioni;
• Monitoraggio della supply chain: questo modulo tiene conto di tutti i movimenti di merci e anche di tutte le scorte presenti nel magazzino.

Abbiamo riportato soltanto alcuni dei moduli più richiesti dalle aziende quando decidono di passare a un sistema ERP. Va detto però che essendo software dotati di ottima scalabilità, i moduli che compongono gli ERP non si fermano a questi, ma vengono scelti e implementati su discrezione dell’azienda in base alle esigenze e al tipo di mercato in cui opera.  

Come vengono implementati i sistemi ERP? 

Esistono diversi modi per implementare l’ERP nell’infrastruttura aziendale: l’ERP in cloud, l’ERP on premise e l’ERP ibrido. Qui di seguto riportiamo le caratteristiche delle tre alternative:  

• ERP in cloud: questa alternativa rappresenta il modo più economico per implementare l’ERP e per questo sicuramente è anche il più diffuso. Non soltanto i costi inferiori, ma anche ottima scalabilità e semplicità di integrazione sono i vantaggi dell’ERP in cloud;
• ERP on-premise: l’ERP viene installato nelle sedi dell’azienda, direttamente nel data center. Diversamente dall’opzione in cloud dove è il provider ad eseguire le operazioni di aggiornamenti e manutenzioni, qui invece è l’azienda che si fa carico di queste operazioni;
• ERP ibrido: questa opzione consente alle aziende di installare una parte dei moduli e applicativi dell’ERP sul cloud e una parte invece on-premise. Questo dipende totalmente dalla discrezionalità dell’azienda su quali moduli installare sul cloud e quali direttamente sull’infrastruttura fisica.

Conclusioni

Lo scopo dei sistemi ERP è quindi di migliorare i processi gestionali e velocizzare i flussi lavorativi. Avendo a disposizione dati integrabili ad ogni livello della struttura organizzativa è possibile avere una visione completa dell’intero organismo aziendale.  

Grazie alla sua capacità di elaborare dati e proporre soluzioni di business, i sistemi ERP sono un valido strumento per supportare e coadiuvare il management nelle scelte strategiche di business.