Guida alle licenze Microsoft: dai fondamenti alla gestione avanzata

Introduzione alle licenze Microsoft

Utilizziamo quotidianamente software Microsoft, da Windows sul nostro PC a Office per il lavoro, fino ai sistemi operativi server che alimentano le infrastrutture aziendali.

Ma cosa ci dà effettivamente il diritto legale di utilizzare questi potenti strumenti?
La risposta sta nella licenza Microsoft. In sostanza, una licenza non è il software stesso, ma un contratto legale tra Microsoft (il produttore) e l’utente (sia esso un privato cittadino o un’organizzazione complessa).

Questo contratto definisce precisamente i termini e le condizioni secondo cui è possibile installare, utilizzare, accedere o eseguire uno specifico prodotto software.
Possedere le licenze appropriate è quindi fondamentale: non solo garantisce la conformità legale, evitando i rischi associati alla pirateria informatica (come sanzioni economiche, problemi legali e danni reputazionali), ma assicura anche l’accesso agli aggiornamenti di sicurezza e al supporto tecnico.
Comprendere il ruolo e l’importanza delle licenze è il primo, indispensabile passo per chiunque interagisca con l’ecosistema software Microsoft, permettendo di operare in sicurezza e fare scelte informate sull’acquisto e la gestione dei prodotti.

Licenze perpetue vs. sottoscrizioni: capire le differenze fondamentali

Quando si considera l’acquisto di software Microsoft, una delle prime decisioni da affrontare riguarda il modello di licenza: scegliere una licenza perpetua o optare per una sottoscrizione?

La licenza perpetua è il modello più tradizionale:

Si paga un costo iniziale, una tantum, per ottenere il diritto di utilizzare una specifica versione del software a tempo indeterminato. Pensa all’acquisto di una copia “scatolata” di Office 2021 o di una licenza Windows Retail.
Il vantaggio principale è la percezione di “proprietà” e un costo potenzialmente inferiore sul lunghissimo periodo, se non si necessita di aggiornamenti frequenti.
Tuttavia, lo svantaggio risiede nel costo iniziale più elevato e nel fatto che per accedere a nuove versioni principali, di solito, è necessario acquistare una nuova licenza (a meno di non avere la software assurance, che però comporta costi aggiuntivi).

La licenza a sottoscrizione:

Dall’altro lato, la licenza a sottoscrizione, esemplificata perfettamente da Microsoft 365, prevede pagamenti ricorrenti (tipicamente mensili o annuali) per il diritto d’uso del software per tutta la durata dell’abbonamento.
Il grande vantaggio è un costo iniziale molto più basso, la garanzia di avere sempre accesso alle versioni più recenti del software con le ultime funzionalità e aggiornamenti di sicurezza, e spesso l’inclusione di servizi cloud aggiuntivi (come spazio OneDrive o Teams per le versioni business).
La flessibilità nel modulare il numero di utenti è un altro punto a favore, specie per le aziende. Lo svantaggio principale è che, interrompendo il pagamento, si perde il diritto d’uso (o si passa a funzionalità ridotte) e il costo totale nel lungo periodo può superare quello di una licenza perpetua.

La scelta tra i due modelli dipende quindi dalle esigenze specifiche: budget iniziale disponibile, preferenza per costi fissi una tantum o ricorrenti, necessità di avere sempre l’ultima versione del software e l’importanza dei servizi cloud associati.

Come si acquistano le licenze Microsoft: canali principali

Una volta compresa la differenza tra licenze perpetue e sottoscrizioni, è importante sapere dove e come queste licenze possono essere acquistate.
Microsoft offre diversi canali di distribuzione, ciascuno pensato per esigenze e contesti specifici:

OEM (original equipment manufacturer):

Questo è forse il modo più comune con cui molti utenti ottengono la loro prima licenza Windows. Le licenze OEM sono preinstallate dai produttori di hardware (come Dell, HP, Lenovo) direttamente sui nuovi PC o server.
Sono generalmente l’opzione più economica, ma con una limitazione significativa: la licenza è legata indissolubilmente all’hardware su cui è stata inizialmente installata e non può essere trasferita su un altro dispositivo. Il supporto tecnico è solitamente fornito dal produttore dell’hardware, non direttamente da Microsoft.

Retail / FPP (full packaged product):

Queste sono le licenze che si acquistano “al dettaglio”, sia in un negozio fisico (la classica scatola) sia tramite download digitale da rivenditori autorizzati o direttamente da Microsoft store.
Esempi tipici sono le versioni retail di Windows o i pacchetti Office Home & Business.

Rispetto alle OEM, le licenze retail offrono maggiore flessibilità, inclusa, di solito, la possibilità di trasferire la licenza su un nuovo dispositivo (rispettando le condizioni, come l’uso su un solo PC alla volta). Sono ideali per utenti singoli o piccole realtà che necessitano solo di poche licenze.

Volume licensing:

Pensato specificamente per le organizzazioni (aziende, enti pubblici, istituti scolastici) che necessitano di acquistare licenze software in quantità (solitamente a partire da 5 licenze, anche se i requisiti variano a seconda del programma specifico).

Questo canale offre prezzi generalmente più vantaggiosi per licenza rispetto al retail e semplifica notevolmente la gestione dell’inventario software tramite portali dedicati.
Include diversi programmi (come Open Value, Open Value Subscription, Enterprise Agreement, MPSA) con strutture di pagamento e benefici differenti, che verranno approfonditi successivamente.

CSP (cloud solution provider):

Questo è il canale principale per l’acquisto di servizi cloud Microsoft come Microsoft 365, Azure e Dynamics 365, ma tramite esso è possibile acquistare anche alcune licenze software tradizionali (sia perpetue che in sottoscrizione).
Nel modello CSP, le aziende acquistano tramite partner Microsoft certificati, i quali non solo rivendono le licenze e i servizi, ma spesso aggiungono valore tramite consulenza, supporto tecnico diretto e gestione della fatturazione (tipicamente mensile o annuale).
Questo canale offre grande flessibilità e permette alle aziende di avere un unico punto di contatto per le loro esigenze IT legate a Microsoft.
La scelta del canale di acquisto più appropriato dipende quindi dalle dimensioni dell’organizzazione, dal numero di licenze necessarie, dal tipo di prodotto (software tradizionale o servizio cloud) e dal livello di flessibilità e supporto desiderato.

Rivendere le licenze Microsoft: quando è permesso?

Una domanda frequente, specialmente per le aziende che dismettono hardware o ristrutturano il proprio parco software, è se sia possibile rivendere le licenze Microsoft non più utilizzate.

La risposta non è un semplice sì o no, ma dipende strettamente dal tipo di licenza e dalle condizioni specifiche, soprattutto alla luce della normativa europea. Un punto di svolta fondamentale è stata la sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea nel caso C-128/11 (UsedSoft vs Oracle), che ha stabilito il principio “dell’esaurimento del diritto di distribuzione”.
In pratica, una volta che un produttore di software (come Microsoft) ha venduto una copia di un programma all’interno dello spazio economico europeo (SEE), perde il diritto esclusivo di controllare le successive vendite di quella specifica copia (licenza), a patto che si tratti di una licenza perpetua.

Per poter rivendere legalmente una licenza Microsoft “usata” all’interno del SEE, devono essere soddisfatte diverse condizioni chiave derivanti da questa sentenza:

Licenza perpetua:

Deve trattarsi di una licenza concessa a tempo indeterminato, non di una sottoscrizione a tempo (come Microsoft 365).

Prima vendita nel SEE:

La licenza deve essere stata originariamente immessa sul mercato (venduta per la prima volta) da Microsoft o con il suo consenso all’interno dell’Unione Europea o dello spazio economico europeo.

Pagamento completo:

Il prezzo originario per la licenza perpetua deve essere stato corrisposto a Microsoft.

Disinstallazione obbligatoria:

Il venditore deve rendere inutilizzabile la propria copia del software al momento della rivendita. Non è possibile vendere la licenza e continuare a usarla.

Documentazione:

Il venditore deve essere in grado di fornire all’acquirente la documentazione che attesti la legittimità della licenza e il rispetto di queste condizioni.
Di conseguenza, le licenze retail (FPP) perpetue acquistate nel SEE sono generalmente considerate rivendibili se le condizioni sono rispettate. Anche le licenze Volume perpetue (come quelle open license o Select/Enterprise Agreement perpetue) acquistate nel SEE possono rientrare in questo scenario, sebbene la rivendita di licenze Volume possa presentare complessità aggiuntive, specialmente riguardo alla possibilità di “spacchettare” blocchi di licenze originariamente acquistati insieme.

Al contrario, le licenze OEM, essendo legate all’hardware originale, non sono generalmente trasferibili o rivendibili separatamente. Anche le licenze a sottoscrizione (come Microsoft 365) non rientrano nel principio di esaurimento come interpretato dalla sentenza, poiché rappresentano un diritto d’uso limitato nel tempo e spesso sono considerate più un servizio che un prodotto venduto.
Acquistare software usato richiede comunque cautela, in quanto è fondamentale verificare attentamente la provenienza e la documentazione fornita dal venditore per assicurarsi della conformità legale.

Volume licensing: soluzioni scalabili per le aziende

Per le organizzazioni che necessitano di più di qualche licenza software, l’acquisto tramite canali retail (FPP) diventa rapidamente costoso e complesso da gestire.
Qui entra in gioco il volume licensing di Microsoft, un insieme di programmi pensati specificamente per soddisfare le esigenze di aziende, enti governativi, istituti educativi e organizzazioni no-profit che devono acquistare licenze software in quantità (solitamente a partire da un minimo di 5 licenze, anche se i requisiti specifici variano).

Il vantaggio principale del volume licensing risiede nella scalabilità e nell’efficienza dei costi: acquistare “in blocco” permette generalmente di ottenere un prezzo unitario per licenza inferiore rispetto al canale retail.
Inoltre, semplifica enormemente l’amministrazione: invece di gestire decine o centinaia di codici prodotto individuali, le organizzazioni utilizzano un unico accordo e strumenti centralizzati (come il volume licensing service center – VLSC o l’admin center di Microsoft 365) per visualizzare, distribuire e gestire il proprio parco licenze.

Esistono diversi programmi all’interno del volume licensing, ognuno con caratteristiche specifiche per adattarsi a diverse dimensioni e necessità organizzative:

Open value:

Ideale per piccole e medie imprese che desiderano standardizzare la propria infrastruttura IT. Offre la possibilità di acquistare licenze perpetue o sottoscrizioni (Open value subscription) con pagamenti annuali distribuiti su tre anni. Include tipicamente la software assurance (SA), che fornisce benefici aggiuntivi come aggiornamenti a nuove versioni e supporto.

Enterprise agreement (EA):

Rivolto a organizzazioni di dimensioni maggiori (convenzionalmente, con almeno 500 utenti o dispositivi) che desiderano standardizzare su piattaforme Microsoft a livello aziendale. Offre i prezzi più vantaggiosi per acquisti su larga scala, con un impegno contrattuale solitamente triennale. Permette di acquistare licenze perpetue e/o sottoscrizioni per software on-premise e servizi cloud.

Microsoft products and services agreement (MPSA):

Un accordo più moderno e flessibile, pensato per organizzazioni con almeno 250 utenti, che consolida l’acquisto di software on-premise, servizi cloud e software assurance sotto un unico accordo semplificato e senza scadenza.

Scegliere il programma di volume licensing corretto è un passo strategico per le organizzazioni, poiché permette non solo di ottimizzare la spesa software ma anche di semplificare la gestione e garantire la conformità su scala aziendale.

Licenze nell’era cloud: Microsoft 365, Azure e il modello a sottoscrizione

La crescente adozione del cloud computing ha trasformato radicalmente non solo il modo in cui utilizziamo le risorse IT, ma anche il modo in cui le licenze vengono gestite e acquistate.

Microsoft è in prima linea in questa trasformazione con le sue piattaforme Microsoft 365 e Azure, che si basano prevalentemente su un modello di licenza a sottoscrizione e, nel caso di Azure, orientato al consumo.

Microsoft 365 (precedentemente noto in parte come Office 365):

E’ l’esempio perfetto del modello a sottoscrizione per la produttività e la collaborazione.
Invece di acquistare una versione specifica di Office, si sottoscrive un piano (es. business basic, standard, premium, enterprise E3, E5) pagando una tariffa ricorrente, solitamente mensile o annuale, per utente.
Ogni piano offre un pacchetto diverso di applicazioni Office (installabili o solo web), servizi cloud (come Exchange online per l’email, SharePoint per la collaborazione, OneDrive per lo storage, Teams per la comunicazione) e funzionalità di sicurezza e gestione.
Questo approccio garantisce che gli utenti abbiano sempre accesso alle versioni più aggiornate del software e dei servizi, oltre a offrire flessibilità per aumentare o diminuire il numero di licenze in base alle esigenze aziendali.

Microsoft Azure

La piattaforma di cloud computing di Microsoft, adotta un modello di pricing ancora diverso, principalmente basato sul consumo (pay-as-you-go). Invece di acquistare licenze software tradizionali, si paga per le risorse cloud effettivamente utilizzate: tempo di calcolo delle macchine virtuali, quantità di storage occupato, traffico di rete generato, utilizzo di specifici servizi PaaS (Platform as a Service) o SaaS (Software as a Service) ospitati su Azure.

Sebbene esistano opzioni per ottimizzare i costi (come le prenotazioni di istanze o i piani di risparmio), il principio fondamentale è pagare per ciò che si usa. Un’eccezione importante è l’Azure Hybrid Benefit, che consente ai clienti con licenze Windows server e SQL server on-premise dotate di software assurance attiva di riutilizzare tali licenze per ottenere sconti significativi sui corrispondenti servizi in Azure.

Questi modelli basati su sottoscrizione e consumo sono spesso gestiti tramite il programma Cloud Solution Provider (CSP), dove i partner Microsoft aiutano i clienti a scegliere, implementare e gestire i servizi cloud, offrendo fatturazione flessibile e supporto aggiuntivo. Questo approccio incentrato sul cloud segna un netto distacco dal tradizionale acquisto di licenze perpetue, privilegiando flessibilità, scalabilità e accesso continuo all’innovazione.

Elementi chiave: CAL, software assurance e diritti d’uso

Navigare nel mondo delle licenze Microsoft, specialmente in ambito aziendale, richiede la comprensione di alcuni concetti fondamentali che vanno oltre la semplice licenza del prodotto principale.
Tre di questi elementi sono particolarmente cruciali, le CAL, la software assurance e i diritti d’uso.

CAL (client access license):

Quando si utilizza un software server Microsoft, come Windows server o SQL server, la licenza del server stesso concede il diritto di installare il software sul server. Tuttavia, non concede automaticamente il diritto agli utenti o ai dispositivi di accedere ai servizi offerti da quel server. Per questo è necessaria una client access license (CAL).

Esistono due tipi principali di CAL:

User CAL, che concede a un singolo utente il diritto di accedere al server da qualsiasi dispositivo, e device CAL, che concede a un singolo dispositivo il diritto di accedere al server, indipendentemente dal numero di utenti che utilizzano quel dispositivo.
La scelta tra User CAL e Device CAL dipende dalla struttura aziendale (più utenti che dispositivi, o viceversa). È fondamentale acquistare il numero e il tipo corretto di CAL per garantire la conformità legale dell’accesso ai servizi server.

Software assurance (SA):

La software assurance è un programma di manutenzione opzionale (anche se a volte obbligatorio in certi accordi volume licensing come l’enterprise agreement) che si acquista in aggiunta a una licenza software, tipicamente con un costo annuale.
Il beneficio più noto della SA è il diritto di aggiornamento a nuove versioni: se Microsoft rilascia una nuova versione del software mentre la SA è attiva, l’organizzazione può aggiornarsi a quella versione senza dover acquistare nuove licenze. Ma la SA offre molto di più, tra cui spesso accesso a formazione tecnica (voucher), supporto avanzato 24×7, diritti di mobilità delle licenze (utili per la virtualizzazione e il cloud, come l’Azure Hybrid Benefit), e accesso a edizioni o funzionalità specifiche (es. Windows Enterprise).
La SA è uno strumento potente per massimizzare il valore degli investimenti software e mantenere aggiornata l’infrastruttura IT.

Diritti d’uso (product terms/use rights):

Ogni licenza Microsoft è governata da un insieme specifico di regole dettagliate nei diritti d’uso, noti oggi formalmente come product terms. Questo documento legale, disponibile online e aggiornato regolarmente da Microsoft, è la fonte definitiva per capire cosa si può e non si può fare con una specifica licenza.
Specifica aspetti cruciali come i diritti di installazione (quante copie, su quali dispositivi), i diritti di virtualizzazione, i diritti di downgrade (usare versioni precedenti), la trasferibilità della licenza, le regole specifiche per l’uso in ambienti multi-utente e molto altro.
Ignorare o interpretare erroneamente i diritti d’uso è una delle cause principali di non conformità nelle licenze software.
È quindi essenziale consultare sempre i product terms pertinenti per le licenze possedute per assicurarsi di utilizzarle correttamente.
Comprendere CAL, SA e l’importanza dei diritti d’uso è vitale per qualsiasi organizzazione che voglia gestire efficacemente le proprie licenze Microsoft, rimanere conforme e sfruttare appieno i propri investimenti software.

Gestione efficace e conformità delle licenze Microsoft

Acquistare le licenze Microsoft corrette è solo il primo passo; gestirle efficacemente nel tempo è altrettanto, se non più, cruciale. La gestione delle licenze software, spesso inquadrata nella disciplina più ampia del software asset management (SAM), è il processo continuo di tracciamento, valutazione e controllo dell’inventario delle licenze software di un’organizzazione.

L’obiettivo principale è garantire la conformità, ovvero assicurarsi che il numero di licenze possedute e i relativi diritti d’uso corrispondano esattamente al software effettivamente installato e utilizzato all’interno dell’azienda.

La mancanza di una gestione adeguata espone le organizzazioni a rischi significativi.
Microsoft, come altri grandi produttori di software, ha il diritto contrattuale di condurre audit (verifiche) per controllare la conformità delle licenze dei propri clienti.
Un audit che riveli una situazione di sotto-licenza (cioè l’utilizzo di più software di quanto consentito dalle licenze possedute) può portare a conseguenze spiacevoli: richieste di acquisto retroattivo delle licenze mancanti (spesso a prezzi pieni e non scontati), potenziali sanzioni economiche, contenziosi legali e un inevitabile danno reputazionale.
D’altro canto, una gestione inefficace può anche portare a uno spreco di risorse, con l’acquisto eccessivo di licenze non necessarie (sovra-licenza).

Per evitare questi problemi e ottimizzare la spesa software, è fondamentale adottare alcune best practice per la gestione delle licenze:

Mantenere un inventario centralizzato:

Registrare tutte le licenze acquistate, inclusi i documenti di acquisto (fatture, contratti), i codici prodotto (se applicabile) e i diritti d’uso associati.

Monitorare l’installazione e l’utilizzo:

Utilizzare strumenti di inventario software (spesso inclusi in soluzioni SAM dedicate o piattaforme di gestione IT) per identificare cosa è effettivamente installato sui dispositivi aziendali e, idealmente, quanto viene utilizzato.

Riconciliare regolarmente:

Confrontare periodicamente l’inventario delle licenze con i dati sulle installazioni e l’utilizzo per identificare eventuali discrepanze (gap di conformità o licenze inutilizzate).

Definire processi chiari:

Stabilire procedure per l’acquisto, l’assegnazione, il recupero (quando un dipendente lascia l’azienda o un dispositivo viene dismesso) e la dismissione delle licenze.

Rimanere aggiornati:

Le regole di licenza Microsoft possono cambiare. È importante tenersi informati sui cambiamenti ai product terms e ai programmi di licenza.

Una gestione proattiva e diligente delle licenze Microsoft non è solo una questione di conformità legale, ma una pratica aziendale intelligente che protegge l’organizzazione da rischi finanziari e ottimizza gli investimenti tecnologici.

Come abbiamo visto in questa panoramica, il mondo delle licenze Microsoft è vasto e articolato. Comprendere le differenze tra modelli perpetui e sottoscrizioni, scegliere il canale di acquisto giusto, conoscere le regole per la rivendita, decifrare termini come CAL e SA, e soprattutto, garantire una gestione continua e conforme, sono passaggi fondamentali per qualsiasi organizzazione che desideri sfruttare al meglio la tecnologia Microsoft senza incorrere in rischi legali o sprechi economici.

La complessità di questo panorama può sembrare scoraggiante, ma non devi affrontarla da solo. Una gestione errata delle licenze può costare cara, sia in termini di sanzioni che di opportunità perse. Affidarsi a esperti del settore può fare la differenza, assicurandoti di avere sempre le licenze più adatte alle tue reali esigenze, ottimizzando i costi e garantendo la piena conformità.

Se desideri approfondire questi temi, ricevere una consulenza personalizzata sulla tua specifica situazione o procedere all’acquisto delle licenze Microsoft più vantaggiose per la tua azienda, Web PD è qui per aiutarti. Il nostro team di esperti è specializzato nel licensing Microsoft e può guidarti attraverso ogni fase del processo, dalla valutazione delle necessità all’acquisto e alla gestione. Non lasciare che la complessità delle licenze diventi un ostacolo.

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